Tájékoztató a hivatásos katasztrófavédelmi szervek Küldemény Dokumentumtár elektronikus ügyintézési szolgáltatásához aloldal fejlécképe

Tájékoztató a hivatásos katasztrófavédelmi szervek Küldemény Dokumentumtár elektronikus ügyintézési szolgáltatásához

A Magyar Posta Zrt. a Hibrid Kézbesítési és Konverziós rendszerén keresztül végzi a közigazgatási szereplők számára az elektronikus dokumentumok papír alapú, hitelesített másolatának elkészítését és kézbesítését a címzettek számára.

Az általános közigazgatási rendtartásról szóló 2016. évi CL. törvény és a postai szolgáltatásokról szóló 2012. évi CLIX. törvény alapján a Katasztrófavédelem az elektronikusan kezelt dokumentumok hiteles papír alapú másolatainak elkészítésére és ezekből postai küldemények előállítására az erre jogszabályban kijelölt szolgáltatót, a Magyar Posta Zrt.-t veszi igénybe.

A Magyar Posta Zrt. a hozzá hiteles és biztonságos elektronikus csatornán, megfelelően naplózottan eljuttatott elektronikus dokumentumokat zárt folyamatban és ellenőrzött környezetben papír alapú küldeményekké alakítja át, és a hagyományos kézbesítési rendszerén keresztül juttatja el a címzettekhez.

A Küldemény Dokumentumtár ingyenes elektronikus ügyintézési szolgáltatás célja, hogy a Magyar Posta Zrt. hibrid konverziós szolgáltatása során létrejött papír alapú küldemény címzettje meggyőződhessen a papír alapú irat és a kiadmányozó katasztrófavédelmi szerv által elektronikus úton kibocsátott elektronikus irat tartalmának azonosságáról, elősegítse a felhasználói bizalom megteremtését a Katasztrófavédelem által alkalmazott elektronikus ügykezelési eljárások iránt.

Az ilyen úton készített papír alapú küldemény pecsét vagy hagyományos, saját kezű aláírás nélkül, a törvény erejénél fogva teljes bizonyító erejű, bármely hivatalos ügyben bizonyítékként felhasználható hiteles másolat.

Az ilyen módon készített küldeményeket az alábbi formai jegyekről lehet felismerni: 

Hitelességi jegyek
A másolatok hitelességét az azok minden oldalán elhelyezett hitelesítési záradék igazolja. A hitelesítési záradékot az általánosan használt A4-es méretű lapok esetén - függetlenül a szöveg irányától - a 210 mm-es méret irányában helyezi el a rendszer az oldalak alján, az alsó 20 mm-en. Ugyanígy helyezkedik el a kisebb (A5, A6 méretű) lapokról készített másolatok esetén is.

A záradék tartalmazza:

  • az eredeti iratot kiadmányozó személy nevét;
  • az elektronikus ügyintézést biztosító szervet;
  • az aláírás időpontját, elektronikus bélyegzővel ellátott elektronikus dokumentum esetén a bélyegzőhöz tartozó tanúsítvány szerint a bélyegző létrehozóját, valamint ezek ellenőrzésének eredményét;
  • „az elektronikus dokumentumban foglaltakkal egyező tartalmú irat” szöveget;
  • a Katasztrófavédelem elektronikus úton elérhető díjmentes Küldemény Dokumentumtár szolgáltatásában a papír alapú hiteles irat hiteles elektronikus változatára mutató Küldemény hivatkozást (linket)
  • a Küldemény Dokumentumtárban az irat eléréséhez szükséges jelszót;
  • a papír alapú másolat keltezését, és az iratérvényességi nyilvántartás szabályai szerinti hitelesítéshez tartozó elemeket.

A záradékban található egyedi azonosítók (internetes hivatkozások) segítségével a hiteles másolatkészítés tényéről a Magyar Postától független NISZ Nemzeti Infokommunikációs Szolgáltató Zrt. által nyújtott „Iratérvényességi nyilvántartás”-ban tárolt adatok ellenőrzésével, valamint a Katasztrófavédelem Küldemény Dokumentumtár szolgáltatásában az elektronikus irat elérésével is meggyőződhet a küldemény címzettje.

A záradék mellett található kétdimenziós kódok (QR kódok) megkönnyítik az ellenőrzést, mivel azokat bármely QR kód olvasására képes okostelefonnal el lehet olvasni, és így el lehet jutni az iratérvényességi bejegyzéshez, illetve az eredeti elektronikus dokumentum tárolási helyéhez.

Nyomtatási vezérlőjelek
A dokumentum szélein ezen kívül az előállításhoz, a küldemények összeállításához szükséges vezérlőjelek is találhatók. Ezek a címzett számára nem hordoznak információt. Az ebben talált információ alapján a másolatkészítő rendszerben vissza lehet keresni a gyártás körülményeit, azonban az eredeti elektronikus dokumentumot a rendszer közvetlenül a felvétel visszaigazolását követően az adatvédelmi követelményeknek megfelelően megsemmisíti.

A Küldemény Dokumentumtár
A Küldemény Dokumentumtár a Magyar Posta Zrt. által üzemeltetett Hibrid kézbesítési és konverziós szolgáltatásához kapcsolódó, de a NISZ Nemzeti Infokommunikációs Szolgáltató Zrt. által nyújtott „Iratérvényességi Nyilvántartás” szolgáltatástól független, az Elektronikus Ügyintézési Felügyeletnek bejelentett elektronikus ügyintézési szolgáltatása.

A Kiadmányozó szerv által a Címzett részére kibocsátott eredeti hiteles elektronikus iratról a Szolgáltató automatikus másolatot készít. A másolatot a Szolgáltató egyedi Küldemény hivatkozással és hozzá tartozó Küldemény hivatkozási jelszóval látja el, majd azt elhelyezi a Küldemény Dokumentumtár szolgáltatásának tárhelyén. A Küldemény Dokumentumtárban elhelyezett másolatot a Szolgáltató az irat kiadmányozásától számított 30 (harminc) napig, titkosított adatbázisban tárolja, majd ezt követően automatikusan törli.

A Címzett a papír alapú küldeményről beolvasott Küldemény hivatkozással - a kiadmányozás dátumától számított harmincadik napig - elérheti, és megtekintheti a Küldemény Dokumentumtárban tárolt, jelszóval védett elektronikus iratot, így meggyőződhet a papír alapú irat és a Kiadmányozó szerv által elektronikus úton kibocsátott elektronikus irat tartalmának azonosságáról.

A hiteles Küldemény hivatkozást a Címzett kizárólag a Magyar Posta Zrt. által kézbesített, papír alapú hiteles iratról ismerheti meg, a Szolgáltató és a Kiadmányozó szerv azt más úton (elektronikus üzenet, SMS, ügyintéző) nem közli a Címzettel. A Küldemény Dokumentumtár rendszer a szolgáltatás igénybevételéhez használt eszköz IP címét biztonsági okokból, az adott naptári nap végéig automatikusan, az üzemeltető által nem megismerhető módon tárolja.

A Szolgáltató nem rögzít a Címzettre vonatkozó személyes adatot, nem helyez el a szolgáltatáshoz kapcsolódó eszközökön semmilyen adatot (sütit), nem azonosítja a Címzettet. A Küldemény Dokumentumtár szolgáltatás biztonsági okokból egy IP-címről (eszközről, illetve helyi hálózatból) naptári naponként legfeljebb 20 (húsz) alkalommal vehető igénybe, az ezt követő csatlakozási kísérleteknél elektronikus iratot már nem lehet abból elérni. A korlátozás a következő naptári napon 0 óra 1 perckor automatikusan feloldásra kerül.

A szolgáltatás igénybevételének minősül az is, ha a Címzett nem megfelelő Küldemény hivatkozást, vagy a helyesen megadott Küldemény hivatkozáshoz hibás jelszót ad meg.

A Küldemény Dokumentumtár szolgáltatásból elérhető dokumentumok adattartalma, illetve annak esetleges hibái függetlenek a szolgáltatástól, azért kizárólag a Kiadmányozó szerv viseli a felelősséget.

A Címzett a szolgáltatást csak a hiteles papír alapú irat megismerését követően, az azon elhelyezett Küldemény hivatkozási jelszóval veheti igénybe, ezért a papír alapú iratban foglalt, a Címzettre vonatkozó kötelezettségek, illetve a Címzettet megillető jogosultságok abból megismerhetővé váltak számára. Ezért a Küldemény Dokumentumtár szolgáltatás elérhetőségétől, rendelkezésre állásától függetlenül azok érvényesek, az irat joghatás kiváltására alkalmas. A papír alapú irat hitelességét Címzett az egységes „Iratérvényességi Nyilvántartás” szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatáson keresztül is ellenőrizheti.